Les outils collaboratifs doivent être vus comme un moyen de faciliter un processus de travail en groupe plutôt que comme une fin en soi. Ces outils peuvent aider à la gestion de connaissance, des ressources documentaires, de la conduite de projet ou même de la gestion d’équipe via les outils de messagerie instantanée ou de visio-conférence.

C’est en grande partie grâce à eux que les entreprises ont pu s’affranchir des distances géographiques. Ainsi, elles les ont adoptés progressivement dans leur management, allant parfois jusqu’à modifier leur chaîne de production et leur modèle organisationnel. Ces changements se sont parfois accompagnés d’une augmentation du risque humain (risque de rejet des outils, sentiment de solitude, …) et du risque de sécurité informatique (fuite de données, espionnage…).

Accroissement de la productivité 

Nous traversons depuis de long mois un contexte sanitaire qui a considérablement accéléré l’usage du travail à distance pour les entreprises. Cette épreuve a confirmé qu’il était possible de maintenir l’activité hors des murs de l’entreprise, notamment avec l’aide des nouvelles technologies de l’information et de la communication.  Très rapidement, le déploiement de l’outillage collaboratif est apparu comme LA solution, un test à l’échelle mondial mettant en avant les avantages de ces outils sur l’organisation des entreprises.

Force est de constater que, globalement, le travail « à distance » a été un facteur d’’autonomisation et de responsabilisation des collaborateurs. Les prises d’initiatives ont été facilitées par un contexte de « zone grise » ou le management avait besoin de se réinventer, et par la simplicité de prise en main des plateformes de partage documentaire (drive, sharepoint, …) souvent déployées depuis quelques temps, mais aussi des outils de gestion des tâches partagées (trello, planner…).

Dans une certaine mesure, les outils collaboratifs ont également permis d’accélérer les prises de décision, via une circulation plus fluide de l’information et une plus grande facilité à réunir les décideurs.

En parallèle, l’accroissement du distanciel a mis en avant de nouveaux outils favorisant l’animation et l’innovation. Ces outils (beekast, mural, stormz…) permettent de réaliser des présentation interactives et originales sous forme d’activités, en s’appuyant sur de nouvelles fonctionnalités qui ont pour objectif de favoriser l’engagement des participants et de s’appuyer sur l’intelligence collective. Partage d’une vision, génération d’idées et priorisation, résolution de problèmes… De multiples outils pour booster la collaboration et la productivité au sein des entreprises sont désormais utilisés par nombre d’entre nous !

Evolution managériale

Sur le plan managérial également, ces applications ont changé la donne. La collaboration entre les équipes étant devenue indispensable pour les entreprises, la distance géographique peut entrainer des difficultés de communication et des pertes de productivité. Grace à la mise en place des outils adaptés et des process de management afférents, la cohésion sociale au sein des équipes peut ainsi être maintenue, voire parfois améliorée.

Des espaces de partages et d’échanges communs peuvent être créés afin de faciliter les interactions et améliorer le sentiment d’appartenance à un groupe ; des réunions à 2, à 20 ou à 200 avec d’excellente qualité vidéo peuvent être organisées facilement, pour peu que les participants disposent d’une bonne connexion Internet.

L’adoption des outils collaboratifs a entrainé également une évolution du rôle du manager. En effet, pour maintenir le lien dans la durée, les managers ont dû redoubler d’efforts en organisant des moments informels à distance avec leur équipe, en prenant soin de la bonne exécution des activités à travers des échanges réguliers et des tableaux de bord numériques sur lesquels les collaborateurs ont en partie la main, et en s’assurant du bon moral des troupes par des échanges beaucoup plus fréquents, qu’ils soient ponctuels ou réguliers.

Dans un monde ou une grande partie du travail est en distanciel, être manager nécessite de s’adapter, tout comme être collaborateur. A l’extrême, le manque d’accompagnement ou une sur exploitation des outils collaboratifs peuvent avoir des effets néfastes sur les équipes.

Les outils collaboratifs ne créent pas la collaboration

Comme indiqué précédemment, notre mode de travail a été bouleversé, et le développement des outils collaboratifs nous a aidé à y faire face. Cependant, ces outils ne sont pas magiques, et ne peuvent pas répondre à toutes les limites du travail à distance.

L’interaction sociale étant au cœur de la vie des entreprises, l’adoption de nouveaux outils, de nouveaux process ou des nouvelles routines de travail à distance peuvent ne pas être acceptés par le collaborateur s’ils sont mal définis. Les situations de rejet, d’isolement, de burn-out face aux manques de contact humain ont fortement augmenté.

Les outils collaboratifs ont été pensés pour faciliter un processus de travail déjà existant et non en être l’initiateur. Ces outils ne créent pas la collaboration entre les salariés, et encore moins lorsque ces mêmes salariés ne se sont jamais rencontrés, ce qui est par exemple le cas pour les nouveaux recrutés. Ils l’accompagnent simplement.

Risque technologique

Par ailleurs, au même titre que toutes les composantes SI de l‘entreprise, ces outils doivent être sécurisés et protégés des failles afin d’éviter les cyber-attaques, que ce soit pour les données sensibles ou la propriété intellectuelle. Les outils collaboratifs font face à deux problématiques notamment hors du périmètre de l’entreprise.

L’usage d’outils non validés par l’organisation.

Que se passe-t-il en cas de défaillance de l’outil utilisé par mon équipe ? En cas d’interruption de service ? De fuite sur des données ? Que ce soit un outil de visio, un outil d’animation ou encore un outil de gestion des tâches, il n’y a aucun recours pour l’entreprise, elle se doit de gérer la relation avec le prestataire afin de ne pas avoir de mauvaises surprises.

Le risque de divulgation d’informations sensibles

Ce risque est accentué par les multiples interactions possibles et un nombre d’interlocuteurs toujours plus importants. Prenons l’exemple d’une liste de clients partagée dans une équipe projet. Comment s’assurer que les documents soient accessibles uniquement aux ayant droits ? Une difficulté limitée avec les outils interne grâce à l’administration des droits mais qui doit également faire face aux limites de sécurité du poste de travail des collaborateurs, chez eux.

Avec le contexte sanitaire et l’entrée dans notre quotidien du travail à distance, l’outillage collaboratif prend une place de plus en plus importante dans les organisations. Il offre un nouveau moyen pour booster l’intelligence collective.

Nous sommes convaincus que l’usage des logiciels collaboratifs continuera à se développer dans les prochaines années et qu’ils feront partie intégrante des entreprises et de l’approche managériale. Évidemment, les entreprises se doivent de sensibiliser et de mettre en place des contrôles pour un parfait usage et limiter les failles de sécurité.

F. Blondet & R. Maxime

Si vous aussi vous vous posez la question de l’adoption d’outils collaboratifs, AVJI Conseil peut vous accompagner sur la définition d’une stratégie adaptée à vos enjeux et votre contexte, le choix d’une solution qui vous corresponde et sa mise en place opérationnelle.